‘Ik werk vaak nog wat door tijdens een vakantie,’ vertelt Ardie, ‘maar stel dat ik drie weken écht weg zou zijn – alleen het idee al – dan zorgt Arjan voor continuïteit. Dat doet hij vakkundig en betrouwbaar. Hij is thuis in het systeem en in onze diensten en cijfers, vragen en problemen lost hij snel op. Mij zou dat al gauw een paar uur kosten. Daar komt bij: ik heb een bloedhekel aan administratie. Als bestuurder hou ik me liever bezig met mijn medewerkers, met onze cliënten en met het regelen van het onderhoud van onze gebouwen. Heerlijk dat ik alles rond declaraties met een vertrouwd gevoel bij Care Expert kan laten.’

Zorg voor mensen met een verstandelijke beperking

Ardie van Duijvenbooden is sinds 2001 bestuurder bij de Herman Frantsenhuizen. Dus nu al meer dan 20 jaar. Op 3 locaties in Vlaardingen vangt Herman Frantsenhuizen 70 mensen met een verstandelijke beperking op. Er werken circa 100 medewerkers. Op één locatie biedt Herman Frantsenhuizen ook zorg aan cliënten die in hun laatste levensfase zitten. Mensen met een verstandelijke beperking die ouder worden, hebben vanwege ouderdomsmankementen vaak meer verpleegzorg nodig. Deze afdeling binnen de Herman Frantsenhuizen fungeert voor deze mensen dus eigenlijk als een soort gespecialiseerd verpleeghuis.

Liefde, aandacht en begeleiding

‘In de aard zijn onze cliënten kinderen,’ zegt Ardie. ‘En wat hebben kinderen nodig? Liefde, aandacht en begeleiding. 80 procent van onze zorg komt nog steeds ‘uit het hart’, niet uit een computer. We proberen er naar ons beste kunnen áltijd te zijn voor onze bewoners. Ook in de laatste levensfase. We willen ons budget zoveel mogelijk besteden aan handen aan het bed, aan zaken waar onze bewoners iets aan hebben.’

Sigarendoosje

Herman Frantsenhuizen is een relatief kleine stichting. Vroeger kon Ardie de administratie bijhouden via een ‘Excelletje’, maar de zorg is veranderd. ‘Het is ingewikkelder geworden. Toen ik hier 22 jaar geleden begon, stond er één computer. Nu tientallen. Voor een bestuurder is niet alles meer bij te houden op de achterkant van een sigarendoosje. Je moet personeel inzetten of een externe partij inhuren. Dat geld kun je niet besteden aan de zorg zelf. We moeten daarom kritisch zijn hoe we dit geld uitgeven. Aan Care Expert is dit geld goed besteed.’

Stabiel en betrouwbaar

Het goed innen van de declaraties is de brandstof waar de zorgmotor op draait. Daarbij: het zorgkantoor – de uitvoerder van de Wet Langdurige Zorg (Wlz) – tolereert ook niet al te veel fouten. Ardie: ‘Gelukkig werken wij met DSW, een fijn zorgkantoor. Die zwaaien niet snel met sancties. Maar je wilt gewoon dat het goed gaat, dat de administratie op orde is. Sinds we het compleet in handen hebben gegeven van Care Expert, verloopt dat stabiel en betrouwbaar.’

Managementrapportages

Belangrijk zijn ook de managementrapportages. ‘Die zijn vooral belangrijk voor mijn accountant,’ zegt Ardie. ‘Bij de accountant komen de maand- en jaaroverzichten vanuit Care Expert en andere cijfers samen. De accountant kijkt of alles rechtmatig is. Of we bijvoorbeeld niet gedeclareerd hebben toen iemand overleden was. En of een nieuwe cliënt goed verwerkt is in het declaratiesysteem. Als je hier niet precies in bent, loop je vast bij het zorgkantoor. Arjan speelt hierin een belangrijke rol.’

Samenwerking met accountant Moore DRV

De accountant van Herman Frantsenhuizen is Ad Goedegebuure van accountants- en adviesorganisatie Moore DRV. ‘Ik krijg van Care Expert elke maand de productiecijfers en kijk dan of alles klopt,’ zegt Ad. ‘Of bijvoorbeeld overlijden, nieuwe aanmeldingen en gewijzigde indicaties goed verwerkt zijn in de declaraties. Aan het eind van het jaar maak ik de jaarrekening op. Dit dossier gaat naar de controlerend accountant. Die kijkt of alle procedures goed verlopen zijn. Als alles goed is, krijgt de jaarrekening een goedkeurende controleverklaring. Bij Herman Frantsenhuizen zijn er eigenlijk nooit problemen. Dat heeft ook te maken met hun goede samenwerking met Care Expert.’ Ardie beaamt dit volledig.

‘Declareren is aan veel regels gebonden, ik heb Care Expert gewoon nodig. En het is fijn als je dan een vaste contactpersoon hebt waar het mee klikt. Arjan zegt wat hij doet en doet wat hij zegt.’