De oorsprong van Care Expert ligt besloten in de vraag van zorginstellingen: hoe kunnen mijn verantwoordings- en declaratieprocessen eenvoudiger? Zeker als zorg gedeclareerd moet worden bij verschillende financiers wordt de situatie door de diversiteit van processen en benodigde informatie al snel onoverzichtelijk. Dat kan anders, dachten wij, en nog steeds werken wij dagelijks aan het vereenvoudigen van de processen.

Processen opdelen in kleine stukjes

De vraag ‘Hoe worden declaratie- en verantwoordingsprocessen vereenvoudigd?’ kan worden gelijkgesteld aan de vraag ‘Hoe eet je een olifant?’. Het antwoord? In kleine stukjes. Dat geldt voor alle processen die u wilt vereenvoudigen: pas als u weet uit welke onderdelen een proces bestaat, kan worden bepaald hoe het werk slimmer kan worden gedaan en welke stappen zelfs kunnen worden overgeslagen.

De stappen die wij definiëren als het gaat om het vereenvoudigen van processen zijn: documenteren, automatiseren en optimaliseren. Dat doen we dus voor die kleine stukjes van het hele proces, waarbij we het overzicht natuurlijk niet kwijtraken. Waarom zijn deze stappen juist belangrijk en hoe ziet dat er in de praktijk uit? Nou, zo:

Documenteren

Het vastleggen van processen in schrift is belangrijk als u niets wil overslaan. Wij hebben alle stappen voor de onderdelen per financieringsvorm in kaart gebracht én gekoppeld aan een agenda. De stappen zijn ook inzichtelijk voor onze fullservice klanten, waarbij wij natuurlijk het overgrote merendeel van de stappen op ons nemen. Ook is een agenda gekoppeld aan het stappenplan, zodat iedereen weet wanneer wat gedaan moet worden.

Documenteer ook als u processen wil beleggen in de organisatie en niet bij een individuele medewerker. Dan weet u namelijk welke stappen voor wanneer doorlopen moeten worden als een medewerker vertrekt of met vakantie gaat. Voor ons is het ook eenvoudig om kennis over te dragen aan de klant. De stappen voor het aanvragen voor een VECOZO-certificaat staan bijvoorbeeld op papier, zodat die eenvoudig gedeeld kunnen worden met onze klant.

Automatiseren

Technologie biedt ons de kans om processen te vereenvoudigen door stappen te automatiseren. Daarom stelden we onszelf na de documentatie van alle stappen de vraag: welke taken kunnen wij automatiseren om het declaratieproces makkelijk te maken voor ons én onze klanten? Daarvoor hebben we Care2Declare ontwikkeld. Omdat we de software ook zelf gebruiken, zien we direct waar processen nog eenvoudiger kunnen.

Volgende week vertellen we hoe we klanten die alleen Care2Declare inzetten ondersteunen in het vereenvoudigen van processen. Stay tuned!

Optimaliseren

Natuurlijk staat de zorg nooit stil en worden wet- en regelgeving continu veranderd. Dus, processen zijn aan verandering onderhevig en dat vergt van onze specialisten dat ze voor hun vakgebied de wijzigingen scherp in de gaten houden. In ons wekelijks overleg krijgen de specialisten de tijd om hun bevindingen te delen en eventuele acties daaraan te verbinden. Waarna veranderingen worden doorgevoerd in de documentatie en de software.

Waar het eigenlijk om draait: voorkom dat u voor verrassingen komt te staan. Ten eerste betekent dat dus dat bestaande processen duidelijk moeten zijn voor iedereen. Ten tweede moet duidelijk zijn waar iemand in het proces staat en welke deadlines aan opvolgende taken gekoppeld zijn. Ten derde moeten wijzigingen direct doorgevoerd worden. Alleen zo houdt u uw processen overzichtelijk én uw organisatie financieel gezond.

Heeft u vragen hoe u uw zorgdeclaratie en -verantwoordingsprocessen kunt vereenvoudigen? Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek!