In één van onze vorige blogs schreven we al dat een datagedreven zorgorganisatie gegevens uit het verleden kan gebruiken om betere beslissingen voor de toekomst te nemen. Het mooie is dat u vandaag al aan de slag kan met de data die aanwezig is in uw organisatie. Maar als u liever een best practice ontwikkelt, waarmee u met regelmaat een controle doet of u nog wel op de juiste koers zit, dan maakt u maandelijks of per kwartaal een managementrapportage.

Wat neemt u op in een managementrapportage?

Het allerbelangrijkste dat u in gedachten moet houden bij het opstellen van een managementrapportage is het doel ervan. U gebruikt de rapportage om betere beslissingen te nemen: welke informatie is dan nodig om datagedreven beslissingen te nemen? Bepaal dat voor uzelf. Wij geven ook alvast een aanzet:

• Actuele gegevens: het klinkt logisch, maar een goede managementrapportage is een actuele managementrapportage. Kies daarom voor een maandelijkse frequentie of maak een rapportage per kwartaal, zodat u kunt sturen op recente ontwikkelingen. COVID-19 heeft de noodzaak hiervan meer dan bewezen.
• Geregistreerde versus gedeclareerde zorg: de belangrijkste quick win die u uit een managementrapportage kunt halen, is waar u nog geld heeft laten liggen. Daarvoor brengt u in kaart welke zorg geregistreerd is en wat daarvan is gedeclareerd en toegekend. Overigens is ook goed om te kijken of de toegekende declaraties zijn uitbetaald.
• Verantwoording per financieringsvorm: u kunt de managementrapportage ook inzetten voor de interne en externe verantwoordingscontrole. Met andere woorden: heeft u de zorg ook rechtmatig verleend? Wilt u geen geld mislopen? Of medewerkers daar beter op sturen? Dan brengt u per contract in kaart of de zorg juist geleverd is. Bekijk daarbij ook of u de juiste tarieven heeft gehanteerd.
• Budgetanalyse: wilt u zeker weten dat u de juiste hoeveelheid zorg per contract over een bepaalde periode heeft geleverd? Dan voegt u ook een budgetanalyse toe aan uw managementrapportage. Op basis van deze analyse kunt u zorg beter inplannen en weet u hoeveel u nog mag leveren ten opzichte van het plafond.

Alle cijfers dragen bij aan het ontdekken van trends. Plant u genoeg zorgmomenten in? Levert u declaraties op tijd en correct aan? Hebben eerdere beslissingen de gewenste uitkomsten gehad? Eventueel combineert u cijfers uit meerdere managementrapportage om een trend over een langere tijd aan te tonen. Overigens moet u daarbij natuurlijk rekening houden met abnormaliteiten, zoals COVID-19.

Hoe ziet een goede managementrapportage eruit?

De inhoud van een managementrapportage moet ondersteund worden door de juiste indeling en opmaak. Zeker voor eindbeslissers die niet dagelijks met cijfers te maken hebben, is het fijn om in één oogopslag te zien waar verbeterpunten liggen en hoe de trends zich ontwikkelen. Hanteer daarom deze stelregels als het gaat om het opstellen van een managementrapportage:

• Minder is meer: gedetailleerde informatie per cliënt heeft geen plek in een managementrapportage. Het gaat om overkoepelende trends en ontwikkelingen, dus begin daarmee. Mochten details toch van belang zijn om te noemen, bijvoorbeeld om een voorbeeld aan te halen, neem ze dan op een bijlage;
• Werk met visuele elementen: rij na rij met cijfers, daar wordt het voor de meeste managers niet helderder van. Kijk hoe u informatie kunt opnemen in grafieken, zodat trends direct zichtbaar zijn;
• Werk met een duidelijke structuur: aangezien u een managementrapportages met regelmaat maakt, is het goed om na te denken over een duidelijke structuur en visuele vormgeving. Maak het herkenbaar, zodat een manager direct weet waar wat staat en niet elke maand moet zoeken hoe cijfers geïnterpreteerd moeten worden of waar ze überhaupt te vinden zijn in het rapport.

Voor u dus aan de slag gaat met de eerste rapportage, bedenk goed: wat wil ik ermee bereiken, welke informatie en inzichten heb ik hiervoor nodig en hoe kan ik dat het meest eenvoudig overbrengen aan mijn leidinggevende of collega’s? Dan kunt u maand na maand en jaar na jaar de ontwikkelingen volgen. Idealiter wordt u steeds beter in het voorspellen van zorg en financiën om uw zorgorganisatie voor altijd financieel gezond te houden.

Wilt u kunnen sturen op data en daarvoor uw managementrapportages in orde maken? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij u daarmee kunnen helpen.

‍