De boekhouding en Care2Declare, hoe werkt dit samen?
Door S. Odink , 5 min leestijd
Wat is de boekhoudkoppeling?
De koppeling tussen Care2Declare en de boekhouding automatiseert de uitwisseling van factuurgegevens. Nieuwe financiële informatie uit Care2Declare wordt via exports in de financiële administratie verwerkt. Zo blijft de boekhouding actueel en worden eerder geëxporteerde facturen niet dubbel aangeboden.
Wanneer gebruik je dit?
Gebruik deze koppeling wanneer:
Facturen vanuit Care2Declare naar de boekhouding moeten worden verzonden;
Nieuwe facturatiegegevens in de financiële administratie moeten worden verwerkt;
Retourinformatie van zorgverzekeraars via VECOZO moet worden verwerkt;
Afgekeurde declaratieregels opnieuw moeten worden gefactureerd.
Werking
Care2Declare wisselt gegevens met de boekhouding uit via een export- en importproces.
Dagelijks stelt Care2Declare een exportbestand samen. Het systeem controleert wanneer de laatste export heeft plaatsgevonden en neemt alleen facturen op die daarna zijn aangemaakt.
Care2Declare registreert welke facturen al zijn verzonden. Zo worden eerder geëxporteerde facturen niet dubbel verwerkt en bevat iedere volgende export alleen nieuwe facturen.
Per factuur worden onder andere de volgende gegevens naar de boekhouding gestuurd:
Factuurnummer
Factuurbedrag
Debiteurgegevens
Bij facturen voor zorgverzekeraars worden in ieder geval het factuurnummer en het factuurbedrag aan de boekhouding doorgegeven.
Verwerking van retourinformatie
De boekhouding stuurt geen retourinformatie terug naar Care2Declare.
Voor declaraties aan zorgverzekeraars ontvangt Care2Declare retourinformatie via VECOZO, waaronder informatie over toegekende en afgekeurde bedragen.
Na verwerking van de retourinformatie in Care2Declare wordt de gewijzigde financiële situatie meegenomen in de volgende export. Zo blijft de boekhouding actueel.
Afgekeurde declaratieregels verschijnen automatisch in een aparte lijst onder de productieregels. Vanuit deze lijst kan een medewerker de regels opnieuw verwerken. Care2Declare maakt hiervoor een nieuw concept aan, dat in een volgende facturatieronde kan worden meegenomen.
Opnieuw gefactureerde regels krijgen een nieuw factuurnummer. Ook eventuele correcties en creditregels worden als nieuwe financiële mutaties aan de boekhouding aangeboden.
Het volledige proces van export, retourverwerking en herfacturatie verloopt als volgt:
Care2Declare controleert wanneer de laatste export naar de boekhouding heeft plaatsgevonden.
Het systeem verzamelt alle nieuwe facturen sinds de vorige export.
De nieuwe facturen worden opgenomen in het exportbestand.
De boekhouding leest het exportbestand in.
Zorgverzekeraars verwerken de declaraties.
Retourinformatie wordt via VECOZO ontvangen en verwerkt in Care2Declare.
Gewijzigde financiële informatie wordt opgenomen in een volgende export naar de boekhouding.
Afgekeurde regels worden geplaatst in de lijst onder de productieregels.
Vanuit deze lijst kan een nieuw concept worden aangemaakt.
De opnieuw verwerkte regels worden meegenomen in een volgende facturatieronde met een nieuw factuurnummer.
Belangrijke aandachtspunten
Alleen nieuwe facturen worden opgenomen in een exportbestand.
Facturen die al eerder zijn verzonden worden niet opnieuw geëxporteerd.
Retourinformatie van zorgverzekeraars wordt ontvangen via VECOZO en niet via de boekhouding.
Nieuwe informatie die voortkomt uit een VECOZO-retourbericht wordt bij een volgende export opnieuw aan de boekhouding aangeboden.
Afgekeurde regels worden automatisch opgenomen in een aparte lijst onder de productieregels.
Opnieuw gefactureerde regels ontvangen een nieuw factuurnummer.
Praktijkvoorbeeld
Op maandag worden vijf facturen vanuit Care2Declare geëxporteerd naar de boekhouding.
Op dinsdag controleert het systeem welke facturen al zijn verzonden. De vijf facturen van maandag worden niet opnieuw meegenomen; alleen nieuwe facturen komen in de export.
Een van de declaraties wordt gedeeltelijk afgekeurd door de zorgverzekeraar. Care2Declare ontvangt en verwerkt deze informatie via VECOZO. De afgekeurde regel verschijnt vervolgens in de lijst onder de productieregels.
Een medewerker maakt vanuit deze lijst een nieuw concept aan en verwerkt de regel opnieuw. In een volgende facturatieronde ontstaat een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer. Deze financiële mutatie wordt vervolgens aan de boekhouding aangeboden.
Veel gestelde vragen
Waarom wordt een factuur niet opnieuw geëxporteerd?
Care2Declare registreert bij iedere export welke facturen al zijn verzonden. Daarom bevat het exportbestand alleen nieuwe facturen.
Waar komt retourinformatie vandaan?
Retourinformatie over declaraties aan zorgverzekeraars ontvangt Care2Declare via VECOZO, niet via de boekhouding.
Wat gebeurt er met afgekeurde regels?
Afgekeurde regels komen in een aparte lijst onder de productieregels. Vanuit deze lijst kunnen ze opnieuw worden verwerkt en gefactureerd.
Waarom krijgt een opnieuw gefactureerde regel een nieuw factuurnummer?
Zo wordt de herfacturatie als afzonderlijke financiële mutatie verwerkt in Care2Declare en in de boekhouding.
Wilt u weten welke exportmogelijkheden beschikbaar zijn voor uw financiële administratie? Neem dan contact met ons op voor meer informatie over de inrichting van de boekhoudkoppeling.